В этой статье рассказываем, как работать с залогами в бронировании: как настроить налогообложение, добавить залог, вернуть залог гостю или удержать его при необходимости. Также показываем, кому доступен функционал, какие статусы есть у залога и что важно учесть при работе с ним.

Термины

1. Залог — денежная сумма, которая передаётся в качестве гарантии выполнения правил отеля.
2. Штраф за залог — операция списания части или всей суммы залога в счёт компенсации ущерба. Не является услугой «Штраф».

Кому доступны залоги?

По типу аккаунта:

• Полный продукт (новая версия);
• Полный продукт (старая версия индексированный);
• Полный продукт (старая версия);
• Пакетные тарифы: Старт, Рост, Максимум.

По роли:

• «Администратор аккаунта»;
• «Пользователь» с доступом к работе со «Счетами» в бронировании.

Как добавить залог в бронирование

Шаг 1. Настраиваем налогообложение

1. Перейдите в раздел «Bnovo Финансы» → «Настройки» → «Реквизиты»
   .
2. Выбираем юридическое лицо и находим параметр «Залог»
   .
3. Настраиваем систему налогообложения (НДС) для залога:
   • выберите систему налогообложения;
   • выберите «без НДС» или «с НДС»;
   • выберите % при необходимости.Настройте систему налогообложения (НДС) для залога:
     По умолчанию установится значение «Выбрать» → «без НДС».
4. Нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Добавляем залог в бронирование

1. Откройте карточку нужного бронирования.
2. Перейдите на вкладку «Счёт».
   
3. Нажмите на кнопку «+» в строке «Залоги».
   
4. Заполните обязательные поля:
   • «Сумма залога»;
   • «ФИО плательщика» — автоматически подставляются данные заказчика бронирования.
     
5. Укажите юридическое лицо
   Для выбора доступны только юр. лица с настроенным НДС для залога. (Шаг 1)
6. Выберите способ оформления: «Получение залога наличными»;
   Оплата залога по ссылке будет доступна позже.
7. При необходимости добавьте комментарий.
8. Нажмите «Сохранить».
9. При успешном создании появится залог:
   
   Залог наличными

   

   Если при формировании залога произошла ошибка — залог не будет создан, появится сообщение:
   «При создании залога произошла ошибка. Попробуйте ещё раз».
   

Возвращаем залог гостю

Возвращается при выезде гостя, если имущество не повреждено.

1. Открываем карточку нужного бронирования.
2. Переходим на вкладку «Счёт».
   
3. Нажимаем на кнопку «-» в разделе «Залоги».
   
4. Выбираем залог для возврата.
   Для выбора доступны залоги в статусе «Оплачен».
5. Нажимаем «Подтвердить возврат».
   
6. При успешном возврате наличными система изменит статус на «Возвращён».

Удерживаем залог (штраф)

Выполняется в случае повреждения имущества гостем.

1. В разделе «Залоги» выбираем залог со статусом «Оплачен».
2. Нажимаем «Оштрафовать».
   
3. Заполняем обязательное поле «Сумма штрафа».
   Сумма залога контролируется только отельером. Вы можете списать залог в свою пользу.
   • Если сумма штрафа не превышает сумму залога, система покажет сумму возврата.
     
     Если сумма штрафа превышает сумму залога, система покажет предупреждение: «Сумма штрафа не должна превышать размер залога».
     
4. При необходимости заполняем «Комментарий».
5. Нажимаем «Сохранить».
   
   • При штрафе наличными система изменит статус на «Оштрафован».
   • В платежах появится строка «Штраф по залогу» без возможности редактирования.

Статусы залогов

Настройка шаблона документа

1. Перейдите в раздел «Шаблоны документов».
   
2. Создайте или отредактируйте шаблон для залога.
   
3. В блоке «Бронирование» используем переменную «Сумма залога/ов».
   

Таблица «Залоги»

Как открыть, общий вид и содержание таблицы

Чтобы увидеть все внесённые залоги в одном списке:

1. Откройте меню.
   
2. Перейдите в раздел «Финансы».
3. Выберите пункт «Залоги» — помечен значком «new».
   
4. Откройте таблицу залогов. В ней по каждому залогу указаны:
   • номер бронирования;
   • ФИО плательщика;
   • дата заезда;
   • дата создания залога;
   • дата выезда;
   • способ оплаты;
   • сумма залога;
   • статус;
   • штраф;
   • комментарий к залогу;
   • комментарий к штрафу.
5. Просмотрите список залогов.

• Чтобы переключиться на другую страницу списка, нажмите на её порядковый номер справа внизу.
  
• Чтобы из списка залогов перейти к деталям бронирования, нажмите на номер бронирования в таблице → Система откроет карточку бронирования в новой вкладке.
  

Поиск и фильтрация

1. Выберите период, начальную и конечную дату.
   

2. Выберите один способ оплаты:
   • «наличные»;
   • «оплата картой».
     
3. Выберите один статус залога:
   • «ожидает оплаты»;
   • «оплачен»;
   • «в процессе возврата»;
   • «возвращен»;
   • «оштрафован».
     
4. Нажмите кнопку «Показать». Система отобразит только те залоги, которые соответствуют выбранным параметрам.

Сброс фильтров

1. Нажмите кнопку «Сбросить фильтры» → Она появляется только после применения фильтров.
2. Система очистит все выбранные параметры и отобразит весь список залогов.
   
3. Чтобы очистить отдельный параметр, нажмите на кнопку «х» в поле фильтра → Система удалит параметр, но список обновится только после нажатия кнопки «Показать».
   

Ошибки и ограничения в разделе «Залоги»