В этой статье рассказываем, как работать с залогами в бронировании: как настроить налогообложение, добавить залог, вернуть залог гостю или удержать его при необходимости. Также показываем, кому доступен функционал, какие статусы есть у залога и что важно учесть при работе с ним.

Термины

1. Залог — денежная сумма, которая передаётся в качестве гарантии выполнения правил отеля.
2. Холдирование — временная блокировка части средств на карте для гарантии платежа. Деньги ещё не списаны, но ими нельзя распорядиться.
3. Штраф за залог — операция списания части или всей суммы залога в счёт компенсации ущерба. Не является услугой «Штраф».

Кому доступны залоги

По типу аккаунта:

• Полный продукт (новая версия);
• Полный продукт (старая версия индексированный);
• Полный продукт (старая версия);
• Пакетные тарифы: Старт, Рост, Максимум.

По роли:

• «Администратор аккаунта»;
• «Пользователь» с доступом к работе со «Счетами» в бронировании.

Платежные системы, поддерживающие холдирование:

• ЮKassa

Как добавить залог в бронирование

Шаг 1. Настраиваем налогообложение

1. Перейдите в раздел «Bnovo Финансы» → «Настройки» → «Реквизиты»
   .
2. Выберите юридическое лицо и находим параметр «Залог»
   .
3. Настройте систему налогообложения (НДС) для залога:
   • выберите систему налогообложения;
   • выберите «без НДС» или «с НДС»;
   • выберите % при необходимости. Настройте систему налогообложения (НДС) для залога:
     По умолчанию установится значение «Выбрать» → «без НДС».
4. Нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Добавляем залог в бронирование

1. Откройте карточку нужного бронирования.
2. Перейдите на вкладку «Счёт».
   
3. Нажмите на кнопку «+» в строке «Залоги».
   
4. Заполните обязательные поля:
   • «Сумма залога»;
   • «ФИО плательщика» — автоматически подставляются данные заказчика бронирования.
     
5. Укажите юридическое лицо
   Для выбора доступны только юр. лица с настроенным НДС для залога. (Шаг 1)
6. Выберите способ оформления:
   • «Получение залога наличными»;
   • «Оплата залога по ссылке».
     • Если в аккаунте нет ни одного юридического лица с настроенным шлюзом, поддерживающим залоги, система выведет подсказку: «Чтобы оформить залог по ссылке, подключите шлюз оплаты ЮKassa в разделе Финансы».
       
     • Если выбрать юр. лицо без настроенного шлюза для залога, система не позволит выбрать тип «Оплата залога по ссылке» и выведет подсказку:
       «Чтобы оформить залог по ссылке, подключите шлюз оплаты, который поддерживает функционал холдирования».
       
7. При необходимости добавьте комментарий.
8. Нажмите «Сохранить».
9. При успешном создании появится залог:
   
   Залог наличными

   

   Залог онлайн-оплаты

   

   Если при формировании залога произошла ошибка — залог не будет создан, появится сообщение:
   «При создании залога произошла ошибка. Попробуйте ещё раз».
   

Как создать и отправить гостю ссылку на оплату

1. Нажмите на кнопку «Поделиться».
   

2. Выберите способ отправки:

   • WhatsApp;
   • Telegram;
   • Email;
   • Скопировать ссылку;
   • Другим способом.
     
3. Если ссылка на оплату не пришла или неактивна — появится возможность обновить ссылку.
   

Информация о залоге в бронировании

После успешной оплаты залога:

• На вкладке «Счёт» в блоке «Забронировано на сумму» появится отдельная строка:
  

• На основной странице бронирования в блоке баланса отобразится информация о залоге:
  

Возвращаем залог гостю

Возвращается при выезде гостя, если имущество не повреждено.

1. Откройте карточку нужного бронирования.
2. Перейдите на вкладку «Счёт».
   
3. Нажмите на кнопку «-» в разделе «Залоги».
   
4. Выберите залог для возврата.
   Для выбора доступны залоги в статусе «Оплачен».
5. Нажмите «Подтвердить возврат».
   
   • При успешном возврате наличными система изменит статус на «Возвращён».
   • При возврате онлайн-залога статус изменится на «В процессе возврата», а после поступления средств на карту гостя — на «Возвращён».
   • Залоги в статусе «Возвращён» вычитаются из «Забронировано на сумму» и блока баланса.

Удерживаем залог (штраф)

Выполняется в случае повреждения имущества гостем.

1. В разделе «Залоги» выберите залог со статусом «Оплачен».
2. Нажмите «Оштрафовать».
   
3. Заполните обязательное поле «Сумма штрафа».
   Сумма залога контролируется только отельером. Вы можете списать залог в свою пользу.
   • Если сумма штрафа не превышает сумму залога, система покажет сумму возврата.
     
   • Если сумма штрафа превышает сумму залога, система покажет предупреждение: «Сумма штрафа не должна превышать размер залога».
     
4. При необходимости заполните «Комментарий».
5. Нажимите «Сохранить».
   
   • При штрафе наличными система изменит статус на «Оштрафован».
   • В платежах появится строка «Штраф по залогу» без возможности редактирования.
   • При штрафе онлайн-залога статус изменится на «В процессе возврата», а после поступления штрафа отельеру и возврата на карту гостя (если удержали часть залога) — на «Оштрафован».
   • Залоги в статусе «Оштрафован» вычитаются из «Забронировано на сумму» и блока баланса.

Статусы залогов

Статусы платежей и возвратов в ЮKassa

Если вы хотите отслеживать состояние платежей и возвратов в личном кабинете ЮKassa, нужно подписаться на уведомления о таких событиях. Подробнее как это сделать описано в статье платежной системы.

После подключения входящих уведомлений вам будут видны изменения статусов прямо в ЮKassa. Без уведомлений статусы платежей и возвратов в личном кабинете обновляться не будут.

1. Откройте раздел «Входящие уведомления» в инструкции ЮKаssа.
   
2. Выберите способ настройки.
   
3. Настройте уведомления по инструкции в зависимости от метода аутентификации запросов.

Доступные события

Как выглядит в ЮKassa:

Настройка шаблона документа

1. Перейдите в раздел «Шаблоны документов».
   
2. Создайте или отредактируйте шаблон для залога.
   
3. В блоке «Бронирование» используем переменную «Сумма залога/ов».
   

Таблица «Залоги»

Как открыть, общий вид и содержание таблицы

Чтобы увидеть все внесённые залоги в одном списке:

1. Откройте меню.
   
2. Перейдите в раздел «Финансы».
3. Выберите пункт «Залоги» — помечен значком «new».
   
4. Откройте таблицу залогов. В ней по каждому залогу указаны:
   • номер бронирования;
   • ФИО плательщика;
   • дата заезда;
   • дата создания залога;
   • дата выезда;
   • способ оплаты;
   • сумма залога;
   • статус;
   • штраф;
   • комментарий к залогу;
   • комментарий к штрафу.
5. Просмотрите список залогов.

• Чтобы переключиться на другую страницу списка, нажмите на её порядковый номер справа внизу.
  
• Чтобы из списка залогов перейти к деталям бронирования, нажмите на номер бронирования в таблице → Система откроет карточку бронирования в новой вкладке.
  

Поиск и фильтрация

1. Выберите период, начальную и конечную дату.
   

2. Выберите один способ оплаты:
   • «наличные»;
   • «оплата картой».
     
3. Выберите один статус залога:
   • «ожидает оплаты»;
   • «оплачен»;
   • «в процессе возврата»;
   • «возвращен»;
   • «оштрафован».
     
4. Нажмите кнопку «Показать». Система отобразит только те залоги, которые соответствуют выбранным параметрам.

Сброс фильтров

1. Нажмите кнопку «Сбросить фильтры» → Она появляется только после применения фильтров.
2. Система очистит все выбранные параметры и отобразит весь список залогов.
   
3. Чтобы очистить отдельный параметр, нажмите на кнопку «х» в поле фильтра → Система удалит параметр, но список обновится только после нажатия кнопки «Показать».
   

Ошибки и ограничения в разделе «Залоги»